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藏品管理现代化与藏品登录规范化
黄卫红 (佛山市博物馆馆藏研究部     文博馆员)
 
  一个博物馆的藏品,少则几千件,多则几十万件、几百万件,并通过社会搜集、考古发掘、标本采集等途经,不断积累和充实,这就需要有一套细致而科学的管理措施。作为保管工作人员除了要进行藏品接收、鉴选、登记、分类、编目、入库排架、统计、建档、保养等一系列工作之外,还需要为博物馆的陈列宣传工作以及社会各有关部门的科学研究活动提供可靠、确切的藏品信息。因此,藏品管理工作是一项十分复杂繁琐而又富深刻意义的工作。

  为适应现代科学快速发展的今天,用现代化的手段进行文物藏品管理,提高藏品保管工作效率和科学管理水平,使用电脑技术,利用其速度快、计算精确度高,以及有“记忆”能力和逻辑判断能力等特点,是目前进行藏品管理最为理想的手段。然而,要实现藏品管理现代化,则首先要解决藏品管理工作中所涉及的对象和处理对象等基础工作的规化、标准化问题,这是计算机管理的先决条件。下面,结合自己的工作实践,对地方馆实行现代化管理的主要矛盾,谈一点个人的看法。

一、目前藏品登录中存在的问题,直接影响到藏品管理现代化的实施。

  计算机在保管工作中的应用是多方面的,目前用于藏品保管电脑化主要有几个内容,即:藏品检索和统计、藏品保管环境自动化、藏品安全和防盗、藏品现状测量等。其中“藏品检索和统计”是保管工作电脑化最基本的内容,也是博物馆实行电脑化管理首先考虑的问题。近年,我馆为适应藏品信息化管理需要,为保管部门设置了整套计算机设备用于藏品管理。在“文物藏品信息系统管理程序”操作过程中,我们发现,由于基础尚欠完善,所需输入的各种数据,包括文物的类别、品名、词汇、数值等,未有一个统一、规范的格式,使电脑在处理错综复杂的藏品信息时,由于数据不够规范而不能进行逻辑运算,作出逻辑判断。换言之,对电脑进行自动分类、比较、判别、检索、增删等造成了困难。从实际运用来看,其中最主要、最突出的问题,还是文物定名和计件的规范统一。

  (一) 藏品定名问题。

  藏品定名是直接表述藏品内容、特征的通称。目的是区分其它藏品的名称,使一般人能见其名如睹其物。按要求,文物类名称应由二个部分组成,即特征和通称,特征指的是年代 、款识、作者、铭文、纹饰、质地、颜色等(各点可依情况择其要点),通称即在社会生活中人们对文物藏品通用的称谓。

  据了解,一些地方博物馆由于历史上的原因,在藏品登录方面,文物定名不够确切,尤其是书法、绘画存在问题较多,主要是一些文物在五、六十年代进馆后未重新定名而沿用旧名,加上日常工作较多,已经登记、编目的藏品、也就不再一一加以订正。存在的问题主要有几个方面:

  1 、欠特征。如“清苏仁山画册”、“清黄丹书联”、“万历青花盘”、“乾隆五彩瓶”等,这些名称,让人看了却无法知道该藏品绘画的是人物,还是山水、花鸟,所书写的是隶书、篆书 、还是行书。

  2 、缺通称。如“清黎简山水”、“明李流芳山水”、“清宋光宝花鸟”、“清吴荣光隶书”等,没有反映出藏品是中堂、还是册页、扇面、对联。

  3 、作者的名字与字号同时使用。同一个作者的作品,有的写名字,有的写字号,如近代画家潘达微(字铁苍,号景吾、冷残)的绘画, ×× 号写“潘达微山水轴”、 ×× 号写“潘景吾溪山高隐图轴”、 ×× 号又写“冷残花卉册”,没有一个自始至终的定义。若用于计算机检索某一作者的作品时,便成了两个或三个作者。当然,这其中又关系到该画本身的落款问题,但应先在名称上将其统一,然后在备注上再加以说明。

  (二) 藏品计件问题。

  统计是对藏品进行计量化管理的手段。正确的统计,来源于正确的计件,通过准确的数字全面反映藏品的实际情况。藏品的计件原则,国家文物局颁发的《博物馆藏品管理办法》也有明确的计件方法:“单件藏品,按一件计算,编一个总登记号。成套藏品,按不同情况分别处理,如不可分割而又同一来源且同时入藏的,可按“套”编一个总登记号,单位按“一套”计,实际数量则填写具体件数,其独立存在的各个个体可以编分号”。如一副对联,一副四屏,这些不可分割的藏品就为一件。过去由于沿用入库时的计件方法而未采用一个更为统一、标准的原则,因此,一副对联,有的写1件,有的写2件;一本十六幅的画册,有算1件,有算16件;一套祭器(五贡),有写1件,有写5件。没有一个统一的原则,造成了藏品计件的混乱。不准确的计件方法,统计出来的数据也是不真实的。

  综上所述,不规范的定名和计件方法,将会造成藏品信息数据的不完整和有所偏差,从而对实行信息化管理造成一定的障碍。因为,没有一个统一规范的标准,没有一个准确的信息数据,电脑工作时将发生歧义,不但不能够迅速检索到所需资料,即使是统计出来的数字也是毫无意义的。那么,采用现代化技术设备,实现信息化,网络化就只能是一句空话。

二、结合藏品建档工作,实现藏品登录的规范化、标准化势之所趋。

  博物馆藏品的建档,是藏品进行科学化、系统化管理的基础工作,它具有很强的业务性、科学性。结合藏品建档工作,逐步将规范化工作逐项落实是切实可行的办法。

  首先,文物建档的过程,是保管员业务素质不断提高的过程。由于档案内容的要求非常全面、具体,一份合格档案的建立,需要业务人员具备一定的业务素质。保管人员从宏观的角度认识到建档工作的重要意义,并逐步树立严谨的科学态度,在实际工作中,为了保证藏品档案内容的准确规范,保管员将会自觉对藏品不断加深了解、提高认识,因而业务素质得到不断的提高。

  其次,文物建档的过程,是藏品登录逐步规范化的过程。通过建档,可以发现过去的积弊,从而对历史遗留的问题纠谬补阙,藉此机会,对每件藏品的类别、时代、名称、级别、数量、尺寸等按统一的定义进行审核,不完备的将其补充,有错误的将其更正,力求使每个项目达到规范化要求。

  在文物建档工作的过程中,如果我们的工作能够做得细致一点,多从日后现代化管理的角度去考虑,做好基础工作,一旦经济条件允许,进行设备和技术手段的改善和更新的时候,我们会少走弯路。

  徜若我们能做到藏品数据统一规范,那么,在使用计算机进行藏品检索和统计时,只要按某一特征的任意条件,即可无一遗漏地查找出如年代、级别、作者、器型、纹饰、窑口等同类藏品信息,并显示和打印出所需文物资料卡片、图像,免去了翻箱倒柜查找文物的麻烦,不但提高藏品利用率,而且增加了藏品的安全系数。另外还可根据需要,精确地、及时地提供有关藏品总数,以及库存、陈列借调、文物增减情况等各类统计数字。可见,对藏品保管所涉及到的信息数据、工作项目制定一套统一定义的程序,并非是故弄玄虚,而是实现信息化科学管理的客观需要,是保证计算机系统准确可靠,以及数据的完整性和正确性必不可少的条件。

  实现现代化管理是我们努力的方向,无论是对于正在进行信息化系统管理的博物馆,还是在短期内未有条件实行信息化管理的博物馆,将藏品信息数据规范化提早作通盘考虑,具有十分重要的意义。当然,历史上遗留的问题是多方面的,矛盾也是多方面的,只要我们抓住问题的实质,以国家文物局制定的《博物馆藏品保管工作手册》为准则,我们便有章可循,有本可依,定能正确掌握工作要领和程序。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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