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原始记录——藏品管理工作值得重视的问题
黄卫红 (办公室  主任  文博副研究馆员)
 
  文物藏品的原始记录资料,是博物馆藏品收入、转出、清点、保管的依据。是藏品定级、科学研究的重要参考材料,也是藏品建档工作中不可缺少的重要项目。据了解,不少博物馆在建立文物藏品档案或进行藏品陈列、研究的过程中,或多或少都碰到这样的问题,由于一些藏品在当年征集进库时没有认真做好原始记录,以致藏品的征集时间、地点、来源以及流传过程无法考查;一些遗址、窑址、墓葬出土的文物标本没有标示具体出土时间和地点。以致藏品来源、流传经历、征集过程未能做出详尽的、合乎要求的记录。对博物馆日后进行文物陈列、研究、保护带来一定的影响。这种状况,尤其在基层博物馆普遍存在。为了认真做好文物管理,使藏品管理做到科学规范,我们应当引以为戒,将文物的原始记录工作引起我们足够的重视。
  一、文物藏品原始记录的重要性
  文物藏品的原始记录,或说是原始的历史记录,按照国家文物局编制的《博物馆藏品保管工作手册》要求,搜集来馆的文物标本在没有决定是否作为藏品及入藏之前,所有入馆藏品都必须办理的登记项目,这项工作不应该是人们有意识编写、加工的,而是在征集工作时必须根据客观实际准确、真实的记录。对于后人来说,完善的原始记录是第一手的资料,也是开展藏品相关工作的基础,是最真实、可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息。
  (一)反映了文物的历史信息
  每一件文物,都是历史文化的见证物,是文化遗产的载体,它或多或少都经历了一定的岁月。无论是产生的背景、使用印记、流传经历、所属关系、前人的评价、记述,又或者是持有者收藏过程所发生过的事情等各方面资料,在原始记录中都蕴含着丰富的相关历史信息,是第一手的原生资料。
  (二)作为藏品的查考凭据
  由于藏品的原始记录对征集日期、文物名称、时代、质地、用途、件数、尺寸、保存状况、来源、征集途径、流传经历、发现始末、传闻逸事、征集地点或出土地点、奖金及价格、征集经手人等,以及文物征集的方式、过程、征集前的流传情况、藏品何时何地,曾为何人持有或鉴藏经过与藏品有关的人物、事件、情节等资料做了具体记录,为文物的进一步鉴定、分类、定级、登记、编目、清点核对、建档等科学管理和研究工作准备了充分的条件,通过查考这些原始资料,为我们开展上述工作提供方便。否则,只靠记忆处理工作无以为凭,或往往有失准确,对间隔日久的事务难免被人遗忘。
  (三)藏品科学研究的参考依据
  原始记录可以作为陈列展览、科学研究、保护工作的依据和参考材料。该件文物是否有收藏价值、研究价值,是否适宜公开陈列,修复保护该使用什么方案等,都需要有确切的科学依据,失去科学依据的文物是很难利用的。同时也是揭示藏品内涵价值、辨明真伪、评定价值、定名分级的重要参考资料。从而使文物得到合理和科学的使用,因而也是相关业务工作开展的重要参考材料。况且,文物的定级不是一成不变的,随着时间的推移,若干年后,人们反过来审视认识这些文物,需要不断地发现和认识这些文物,原始记录资料就会起到重要的参考作用。
  大量的实践证明,藏品的原始记录对加强藏品管理,开展藏品研究,提高利用效益都具有重要的作用。因此,做好藏品的原始记录是每一个文物工作者都必须重视和认真对待的。
  二、原始记录工作中存在的问题
  原始登记清册不能作为国家文物、标本的总登记帐,也不用报有关文物主管部门,因而,过去未能得到大多数业务人员的高度重视。也因此造成了我们工作上的一些遗憾。就工作中碰到的这个问题,我们曾经和几个兄弟馆从事保管工作的同志交流过,大家都认为过去对文物藏品的原始记录工作认识不足,意识比较淡薄,没有得到应有的重视。个别同志责任心不强,缺乏征集工作的基本知识,没有认真做好文物的原始记录,造成在日后文物整理、建档时才发现,不少藏品则因登记内容项目不全而未能全面概括地反映出文物的基本情况,为工作的开展和藏品信息化管理造成了障碍。这些历史上遗留下来的问题,为当前藏品的管理、建档、利用工作造成了先天不足的困难而又一时难于解决。究其原因,主要有几种情况:
  (一)只重视收集实物,不重视背景资料的记录。在进行文物征集时,不少同志为征集实物而征集,确认实物合乎征集要求,达到入藏标准也就作为完成工作任务,而忽视收集与实物相关的资料信息。或事后追忆记录,造成信息不清晰、不明确、不完整。
  (二)只了解大概情况,不了解细节内容。在征集实物的同时,对相关情况只作大概的了解,或者嫌麻烦、贪方便,没有对细节情况作深入细致、详尽的了解,尤其是当接受其他单位拨交,或接受收藏家捐赠而数量较大时,匆促行事,记录过于简单,信息不全,遗漏了不少有重要价值的信息资料,造成混乱和带来不可弥补的后果。
  (三)只做现场记录,不做归档整理。在征集过程基本能按要求做好相关情况了解和认真的记录,然而因为工作繁忙或其他事情影响等原因,事后忘记了对资料作整理归档,耽搁时间长了,原始记录也就丢失了。
  上述情况,我馆过去也曾发生过,比如建馆初期佛山一些殷商富户或收藏家向我馆捐赠了一批精美的石湾窑陶塑艺术品,这批藏品对研究佛山石湾窑陶塑的发展有着非常重要的意义。可惜当时大部分都没有对来源,收集地点、经手人、收藏者,流传经过等情况作详细的记录。个别藏品有原始记录的资料又由于没有设专人系统的保管,随着文物库房的几经搬迁和几代保管员的更替,资料也随着丢失。当近年对这批文物进行建档时,由于没有原始进馆有关资料,文物来源不清,来历不明,档案记录也只好留下空白。在文物定级、举办陈列、专题研究时,因为没有相关背景资料记录,我们只能找到当年负责经手征集工作的退休老同志,对部分重点藏品进行逐一回忆,追溯其来源、流传经过等,然而,时过境迁,免不了有遗漏及偏差,影响了文物藏品研究的准确性和完整性。一些经手人则年事已高,无法回忆,又或者已经去世了,对当年的情况已无从掌握,给文物造成了无法弥补的损失。
  一套完善的藏品档案,不能缺少原始记录资料。藏品资料完整,可以直接加强藏品的科学性、真实性以及说明力,进而才可能为藏品的分类、入库、排架、提用等一系列科学管理工作打下坚实的基础。如果文物藏品来历不明,便成了“无本之木”,无源之水“,也就等于失去了它的科学价值。尤其对于革命文物来说,做好和保护好原始记录资料,如保护好文物本身具有同等重要的意义。但如果丢失、毁坏了它的相关背景资料,就可能搞不清与文物有关的人物活动或历史事件的关系,就会影响藏品的价值,即使这件文物本身没有被破坏,如无法使用的话,在一定意义上,也就是破坏了这件文物。我们有必要吸取历史教训,高度重视文物藏品的原始记录工作,有关凭证,应立卷归档慎重保存。有了这些科学的简述,才能了解每件文物的梗概,也便于日后按需选择,否则,事后追忆难免遗漏。
  三、提高认识,加强管理,切实做好文物原始记录工作。
  文物藏品是博物馆业务活动的物质基础,缺少了藏品的原始记录,藏品研究也缺少了依据。原始记录不完整,藏品的陈列、定级势必造成影响,甚至关系到文物藏品能否使其真正既有科学和实用价值发挥。因此,在文物征集过程中,文物的原始记录要做到全面、及时、准确、清晰。凡是需要了解的情况,都必须想尽办法认真去收集,凡是需要收集的内容,都必须要做到详细、真实、准确。假如缺失这些确切的科学依据,就无法确定该件文物是否有收藏价值,是否有研究价值,是否适宜公开陈列,是否适合出版图录。因此,文物藏品的原始记录决非可有可无,或者是马虎从事。除了要认真按照《博物馆藏品管理手册》要求做好相关工作外,我们还要注意做好以下几点:
  第一、文物搜集人员要有高度的政治责任心和严格的科学态度,在思想上认真重视,把文物原始记录工作作为藏品征集工作的重要环节来抓。建立规范的文物征集制度,注意做好与收集品有关的人物、事件和情节等材料的记录。做到来源清楚,件件有交代。而且必须做到数据真实、忠实于客观实际,不加任何人为的加工,材料可靠,字迹清晰、端正齐全,尽量避免涂改转抄或事后补记。按要求用不退色的墨水笔逐件详细记录。
  第二、除了做好文字记录外,一些价值较高的文物,应当充分利用现代科技手段,将重要的有关情况利用新型载体声像、音像设备,建立非纸质或非文字形式的原始资料,拍成录像或照片,如与文物有关的口述传闻、事件等。现代信息技术的伴生物,具有与传统纸质文件完全不同的特征,除了信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性外,当事人口述资料的原记录,更能提高资料的真实性。还可以通过整理后,利用为藏品展览的辅助展示。这些动态的、立体的有机组成部分,将会帮助受众更全面、立体地接受藏品的有关信息,从而达到更好的宣传教育效果。
  第三、文物原始记录过程中,特别要注意有异于通称的地方文物、民俗文物的通俗叫法以及用途和使用方法。如石湾窑陶塑瓦脊,石湾当地人称“花脊”。陶质小茶煲称作“急”;煲粥用的大瓦煲称作“云鼎”;香云纱称“薯莨绸”等。某一器物在民俗生活中所起的特殊作用,如果不去了解和加以说明,缺少必要的材料,这件物品就没有负载向文物转化的必要信息,也就很难转化为文物,等于失去了藏品收藏的实际意义。所以,我们的工作做得及时做得细致,在陈列或研究时将有助于深化对该件文物内涵价值的认识。
  第四、认真整理、妥善保存好原始记录与文物管理有同等重要意义。藏品办理进馆手续时,必须建立规范的进库制度,做到每项工作都有章可循。征集经手人要将文物连同原始记录资料一同移交。原始记录资料要立卷归档,妥善保管。所有原始凭证资料以年度为单位装订成册保存,除保存纸本的记录外,有条件的还应当用电子文档保存,建立检索项目,统一由文物总帐管理员保管,留存备查。
  做好文物原始记录的最终目的,是为了更好地保护利用和充分发挥文物的作用,是一劳永逸的重要工作,是一种责任,万不可有随便应付,马虎大意的想法。文物藏品、标本从征集到接收进库,便开始纳入管理的范畴,每个环节都应该是规范的、严密的、准确的,来不得半点随意。因此藏品是否管理得好,很大程度取决于业务人员的工作责任心和对细节工作的重视。
  四、在原始记录基础上,完善藏品档案后续资料补充。
  文物藏品的档案资料是在原始资料为基础进行的,但是如果我们仅依靠初始资料建立起来的档案对藏品进行科学的研究、陈列、宣传是远远不够的。藏品进库后,博物馆都应该有一套科学、完善的管理制度。库房管理人员对文物在保管和使用过程中所发生的各种情况,都应该认真做好补充记录,使文物藏品被保管的价值不断递增。因此,我们不但要做好原始资料的收集,还应该在日后的工作中,把对工作方案的积累、收集、整理、归档也视作文物工作的重要组成部分。藏品进库并建立档案后,藏品档案的内容还应该随着社会发展、意识形态的变化以及藏品在不同的历史时期,由于政治的某种因素被认可的不同程度,而使该藏品档案产生或获得新的补充和完善,让文物档案同藏品实物一样得到妥善保护和有效管理,这样才能使文物的历史价值、科学价值和艺术价值得到保存和体现。所以,在藏品保管过程中,除了藏品的陈列情况、借展记录、出版图录、专家学者对藏品的评价意见,报刊、杂志发表与藏品有关的报道、研究论文、藏品的损坏记录、保养记录、拍摄记录、药物使用记录、藏品的消毒、装裱、复制记录,领导、专家、文物捐赠者观摩文物的活动记录等。在藏品保管和使用过程中不断补充和完善档案资料的收集和记载,才能更加丰富而准确地记录下该藏品的历史价值、科学价值和艺术价值,才能在日后被使用的时候更进一步地满足保管人员、陈列人员、科研人员的需要,为社会提供有益的服务。所以,除了认真做好文物的原始记录外,对藏品建档后的资料不断补充和完善,也同样应该引起文物管理工作者的重视。 

参考资料:
1、国家文物局《博物馆藏品管理办法》1992年群众出版社 
2、王宏钧《中国博物馆学基础》1990年上海古籍出版社

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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