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博物馆馆藏文物图像资料规范化管理初探
黄晓蕙 (馆藏研究部  文博馆员)
 
摘要:底片、照片、录像带等图像制品是博物馆对馆藏文物开展业务活动的重要实物辅助资料,对其进行规范化、科学化管理,也是文物库房管理的重要工作。本文论述了其具体操做的可行性,并对其意义进行探讨。
关键词:馆藏文物  图像资料  规范化 科学化 管理制度

  馆藏文物图像,是指博物馆收藏的书法、绘画、陶瓷、玉石、金属等所有藏品的底片、照片、录像带等图像制品,是对馆藏文物开展保管、保护、研究、宣传等业务活动的重要实物辅助资料。对中小博物馆来说,藏品的数量多则几万件,少则亦几千件,与之对应的藏品图像资料也以千计、以万计。对这类资料的传统管理方式,大多数博物馆仍以底片、照片、录像带等实物形式保管,但由于数量庞大,在具体操作过程中,难免会出现霉变、褪色、划痕、老化、损坏、遗失等情况;而且在使用管理过程中,许多馆没有指定专人保管,使用时没有履行必要的制度,造成图像资料管理混乱或引起版权纠纷等问题。因此,如何保护好馆藏文物的图像资料,使其规范化、制度化管理,也是摆在文物库房管理工作者面前的一个重要话题。
  在计算机科技日益发展今天,运用先进的计算机技术对馆藏文物进行信息化管理已达共识。不少省市级博物馆已建立起馆藏文物信息化系统,将文物的基本信息(包括文字资料、图像资料) 输入电脑,利用先进的科技手段对馆藏文物进行科学的管理和保护,还通过网络平台,在特定区域内实行文物信息资源共享,并依据藏品管理的相关条例制定出相应管理措施。这种做法较好的解决了文物图像资料的保护管理问题,但也有许多中小博物馆,由于经费、人力、技术、时间周期等多方面因素的限制,至今没有建立起馆藏文物信息化系统,对馆藏文物的管理,还实行着半计算机、半手工操作形式。如文物的账册、清单等利用计算机检索、统计,而文物图像资料仍人工实物保管。笔者在实践中认为,在没有条件建立起完备的文物藏品信息化系统之前,可以利用现有条件和设备,投入少量经费,把前期必要的基础工作先做起来,即在对文物的账册、基本信息输入电脑的同时 ,也可以将日渐增多的大量的文物图像资料录入计算机,并制定相关的管理条例,进行信息化、规范化管理。具体操作如下:
  一、 利用计算机把所有馆藏文物图像资料存档
  1、对文物图像资料进行存档的硬件配置  一般来说,对文物存档的图像要求不必像出版物的图像处理那么严格,因此其基本的硬件配置有数码照相机、计算机、刻录机、扫描仪、打印机等便可。这些配置可以根据自己馆的实际情况进行选择,如按藏品图像的数量、质量,可使用经费等情况来配置必要的硬件设备,但对计算机操作系统的CPU、内存、显卡的配置则要求尽量高,运行速度要快,同时还要考虑操作系统中外置设备的接驳 ,系统的兼容性等。
  2、对文物图像资料进行存档的具体做法  此项工作可以分步骤进行:①利用扫描仪设备把大量的藏品底片、照片、录像等实物资料录入计算机,录入时图像文件的大小一般不小于20 MB,用 Photoshop6.0图像处理软件对转录后的图片进行画面的大小、格式、清晰度、亮度等处理。图片处理好后,进行分类编号,最好按藏品分类册的编号来编,这样检索起来方便快捷,避免了因标号不一致造成的麻烦。②一些未拍的文物,或因底片损坏,或画面模糊的文物,可以利用数码照相机重新拍摄,拍摄后直接过到计算机里,用 Photoshop6.0图像处理 软件对画面大小、格式、清晰度、亮度等处理后,按藏品分类册编号保存。③处理好每一幅图片编号后,及时把该件文物相关的文字信息录入,如文物的名称、时代、级别、质地 、尺寸及摄影者、正负片等。④资料录入编号后,将每一类处理好的图像资料放在一个文件夹里,每一个文件夹存约一百张图片,并在文件名处注明藏品类别和号码,以便检索和查找。⑤将处理好的图片按文件夹的类别分别刻录成光盘,或拷贝到移动硬盘以备份保存,有条件的还可制作成VCD永久保存 。⑥刻好的光盘按类别编号存放由专人统一管理。
  在具体操作时应注意:①在转录藏品的底片、照片、录像资料时,应严格按照藏品的类别一类一类地进行 ,编号时要注意顺序,并注意实物与图像相符,千万不能弄乱。②在对画面进行处理时,要根据实际需要设置格式或裁剪大小,注意突出藏品的特征。③有的藏品特征显著,一件文物的图片有多张,录入编号时,注意按分类号序编分号 ,排放在一起。④有的博物馆藏品数量不多,或藏品信息化系统正在建设,最好将文物图像资料纳入藏品信息化系统管理中,这是最合理、科学、快捷的管理方法。 
  二、 完善和规范馆藏文物图像资料的管理制度
  1、明确馆藏图像资料管理的责任人  
  有的博物馆对馆藏文物图像资料的管理不规范,底片、照片等资料没有专人管理,而是保管部主任、总帐人员 、保管员 、摄影师、资料员每人都保存有部分资料;甚至有的馆提取、拍摄了文物照片后,资料没有交回统一保管,致使流散出去,造成版权纠纷或更为严重的后果,却无法追究责任。因此,馆藏文物图像资料存档后 ,应明确专人进行统一管理,可以由保管员专人负责,明确责任。原来的底片、照片、录像带等实物资料,编号整理后,可以交由档案资料员进行实物存档保管。 
  2、完善和规范馆藏文物图像资料的拍摄、提取利用制度  
  根据《文物保护法》和《博物馆藏品保管工作手册》中有关的藏品管理条例,对馆藏文物的拍摄有严格的规定。国家文物局2001年颁布的《文物拍摄管理暂行办法》中明确规定:“为制作出版物 、音像制品等拍摄馆藏二级文物和馆藏三级文物的,应当报省、自治区、直辖市人民政府文物行政主管部门批准;拍摄馆藏一级文物的,应当经省、自治区、直辖市人民政府文物行政主管部门审核后报国务院文物行政主管部门批准。”文物部门及本单位内所开展的陈列、研究、学术活动、宣传等业务工作需要拍摄馆藏文物,则应按有关规定,经上级部门、相关领导批复指示后,填写拍摄清单,列明拍摄类别、名称、编号、拍摄原因、时间、拍摄人、正片负片数码片等内容,由博物馆业务馆长、保管部主任签名后,方由仓库保管员提取文物协助拍摄。拍摄后的底片或数码照片应留一份给博物馆,及时进行计算机存档,以避免重复拍摄,保护文物。 
  至于馆藏文物图像资料的提取使用,也应严格遵守库房管理制度 。文物部门以外单位使用,以商业、宣传为目的的, 应严格遵守国家文物局颁布的《文物拍摄管理暂行办法 》中的有关条列,必要时签订协议或合同书;文物部门及本单位内所开展的陈列、研究、学术活动、宣传等业务工作需要提用的,报相关领导书面批准后提取使用;本馆内业务人员借取观摩研究或用于论文发表的,也应按文物的级别,由业务馆长或保管部主任批准提取使用。馆藏文物图像资料在提取使用时,保管人员应设登记本逐一进行登记,并应跟踪使用发表情况,及时记录在登记本或文物卡片上,以便掌握该藏品的研究、宣传、使用等方面的信息, 为日后制作藏品档案时填写相关栏目提供基本资料。
  三、 馆藏文物图像资料规范化管理的意义
  1、 在没有建立起完备的文物藏品信息化系统之前,利用现有条件和必要配置,先进行文物图像资料计算机存档,不仅能解决底片、照片、影像资料的发霉、老化、褪色等问题,还可运用信息技术,对文物图像资料进行全面系统的统计和编目;按需求随时对文物进行快速检索、查询,实施查看、播放;翔实记录文物本身的历史状态与现状,如文物的完损状况,有的情况难以用文字说明,通过计算机的处理,可对残损状况自动显示,甚至局部放大或提供多角度图像进行比对等。此外做好此项基本工作后,对日后馆藏文物信息化工程建设打下牢固基础,能省时、省力、节省经费,对馆藏文物进行科学管理起到事半功倍的作用。
  2、 在博物馆开展的业务工作中,对馆藏品的研究、出版、展览、学术交流活动必不可少。利用计算机存档的馆藏文物图像资料进行操作,可以达到资源共享,合理利用,节省人力物力,还可避免重复提取、拍摄文物,尽量少接触实物,减少文物受自然或意外损害的机率,有利于保护文物。
  3、 完善和规范馆藏文物图像资料的管理制度,能明确责任,避免多方因素引起的纠纷,有利于文物库房管理工作顺利开展和进行。
  总之,文物库房的管理,不仅仅是对实物实施保护和保管,其图像资料的管理也应严格遵守库房管理制度进行。 许多中小博物馆对此项工作的开展不够重视,出现的弊端屡见不鲜。因此,在加强对馆藏文物的科学保护、规范管理的同时,对文物图像资料进行规范化、制度化管理也具有十分重要的意义。


参考文献:
1、国家文物局编 《博物馆藏品保管工作手册》群众出版社,1992年。
2、《中华人民共和国文物保护法》
3、张伟主编 《最新国家文物保护标准实施手册》吉林科学技术出版社 ,2004年。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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