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清点核对与交接是落实文物库房管理责任的前提
黄晓蕙 (馆藏研究部  主任  文博副研究馆员)
 
  按国家有关馆藏文物管理制度,博物馆等文物收藏单位法人代表离任时,应办理馆藏文物交接手续;文物保管人员离任或接替时,也必须进行文物的交接。可在许多中小博物馆,对此项工作不够重视,有的甚至从来没有建立这一制度,造成文物责任不明确,发生问题无法追究责任等情况。因此全面清点与核对是馆藏文物交接的重要手段,它不仅能能强化明确各级责任人对文物库房管理的职责,而且在对文物进行科学管理、有效保护、合理利用等方面,也具有积极意义。
  佛山市博物馆自1986年搬迁文物库房至今已20年,期间于2001年新建书画库,文物库房增至两个。至2004年底,由于法人代表的几任更换及新旧保管员更替,上级领导决定对文物库房的藏品进行全面清点核对与交接。本人全程参与了此项工作的各个环节,以下谈谈工作中的具体做法和体会,以求教于各位专家和同行。
  佛山市博物馆现有藏品二万余件,数量虽然不是很大,但种类繁多,从质地分,就有陶、瓷、铜、玉、书法、绘画等三十多类;保存的地点不同,有的在库内、有的在库外原址陈列;还有的自进库以来就未曾进行过整理登记等,情况比较复杂,加上近20年没有进行过清点、核对,这些因素都使得此次工作责任重大且意义深远。因此,在具体的工作中,我们的做法如下:
  一、从易着手,循序渐进。
  由于书画库在2001年建成,对迁入的书画、碑帖、纸币、服饰类藏品已进行过清点、核对、排架,并且对藏品的定名、计量方法、完残状况等都作过统一的修正,因而在此次任务中,书画库的工作首先进行,主要由总帐人员、原保管员、新任保管员负责。在具体工作中,原保管员负责对每柜每层的实物(藏品)进行清点与报号;总帐人员负责跟对总帐的编号、名称、柜层数量等;新保管员侧在分类帐上打“√”,并用卡片上的照片来核对实物及实物的完残状况。清点、核对的目的在于检查总帐、分类帐、卡片上的各项记录与具体实物是否一致,以帐对卡,以卡对物,检查帐、物、卡是否相符。如果发现短缺、损坏、帐物不符的,及时查清原因,必要时核对藏品入库清单。在工作过程中,保管员还认真做好工作记录,如每一柜、每一层存放藏品的类别、编号、数目;藏品完残情况、装裱情况及缝制包装布套情况记录;还有在清点核对过程中出现的问题及解决情况的记录等等,以便为日后的统计、总结、管理、保护工作做好最基本的、也是最重要的资料储备工作。
  二、细致细心,有条不紊。
  地下仓库情况比较复杂,由于历史的原因,一直沿用20年前租赁的防空洞作仓库,面积狭小,保管条件恶劣 。除已登记、编目、鉴定的十余类藏品、参考品外,还有许多自进库来就没有进行整理登记、见缝插针存放的文物。我们把工作重点放在地仓的清点上,馆藏部主任、总帐人员负责总帐及一式两份卡片中的一套进行跟对;新任保管员负责分类帐、另一套卡片及实物的核对;原保管员则负责对每柜每层实物(藏品)进行清点、报号及做好清点核对工作笔记。当然地仓清点核对工作的目的也在于检查帐、物、卡上的记录是否一致,帐、物、卡上记录的实物是否相符。在核对一致、相符后,我们在实物的规范定名、计量方法统一、实物完损状况补录、存放位置调整等方面也做了大量工作。如瓷器、陶器的定名,按照窑口、釉色、纹饰、器型等要素来规范定名;计件的方法,按“单件藏品编一个号按一件计算。成套藏品,组成部分可以独立存在的,按个体编号计件,组成部分不能独立存在的,按整体编一个号(其组成部分可列分号),也按一件计算。在备注内注明其组成部分的实际数量,以便查对或统计。”的原则,经大家商议而确认;由于客观原因,清点前的大部分藏品没有记录完损情况,本着实事求是的原则,我们补做了这项工作,并做到规范用词、记录准确;保管员在清点报号前,先对实物、柜内进行清洁,再对柜层存放的实物,按照“上轻下重、上小下大、前低后高”原则进行调整,尽量把同一窑口、同一器型或同一釉色的藏品放在同一柜内。在工作过程中,对能经过讨论商量、自行解决的问题,及时解决并即时在帐、卡上作修改。对不能解决的问题,如个别藏品真伪的鉴定、断代、定级等问题,则记录下来,待日后请有关专家研究解决。保管员在做清点核对笔记时,着重记录以下几方面的内容:1、每一柜、每一层存放实物的类别、编号、数目;2、个别藏品当前完残状况与原记录不符情况说明;3、 有铭文、落款藏品的著录、或有特殊地方特色藏品的标注;4、制作囊合等包装情况记录;5、已解决与待解决问题记录等等。每一类文物清点核对完毕后, 在分类帐后注明清点时间、清点人员、清点结果及清点情况的简要说明,以为日后的统计、帐册校对、交接后保管工作留下查找依据。
  三、彻底有序,无一挂漏。
  对未整理登记物品,由于数量较多,此次暂不作清点核对,只作类别、数量的统计。因此在对一个房内所有柜内文物清点、核对完毕后,仔细检查该房内置于柜外的所有实物,有类别、编号的,即进行清点核对,无编号的则属于未整理登记物品,另设小本记录下来,待日后整理、拣选、编目。如此逐一层、逐一柜、逐一房间地进行清点,才能做到有序彻底、无一挂漏。至于在库外原址陈列的藏品,在帐、物、卡的清点核对无误后,由馆藏部制作清单,经馆领导协调,移交给指定的专人负责日常护养和管理。
  四、账物相符,准确统计,各级确认,完成交接。
  藏品帐物清点核对完毕后,须对各类藏品的分类帐进行准确的数据统计,在此基础上完善馆藏一、二、三级、一般文物、参考品等各类文物的帐册,统计出各类藏品、参考品的具体数量。工作中,我们先把各类帐册修正后的记录在计算机上进行更改,设word和 Excel两套帐册文档,然后分别由三人对更改后的帐册作反复校对,最后由现任保管员作复校、确认,再作最终的数据统计。各类文物数据统计完毕,新、旧保管员署名确认所统计数目,最终由保管部主任将清点核对情况形成文字,写出交接报告,馆领导(法人代表)、保管部主任、总帐人员、新、旧保管员分别签名,交接工作完毕。
  这样,大家克服种种困难,以高度的责任感,严肃认真的工作态度,在整个过程中确保了所有藏品的安全,前后用了一年时间完成了任务。在实践中,我们认为对文物进行清点核对,完善交接责任制度,落实文物库房管理责任,其意义还有以下几点:
  1、健全文物藏品管理的措施,摸清馆藏文物家底。
  中小博物馆的藏品多则数万件,少的也有数千件,并且由于质地不同、所要求的保管条件不同,这些藏品分存于若干个文物库房内。在博物馆常年开展的各项业务工作中,藏品时常会被提取利用,长期如此,难免会出现藏品管理混乱、帐物不符、数目不清、文物毁损、丢失甚至被盗的情况。因此,对文物藏品进行定期的全面清点与核对,不仅能杜绝藏品管理上的漏洞,还能摸清馆藏文物家底,全面了解现有馆藏文物情况,为博物馆制定和开展各项业务工作提供准确、可靠的藏品数据和信息。
  2、进一步规范文物库房的管理,对文物实行有效保护。
  过去文物藏品管理工作存在问题较多,如文物定名不规范、计量方法不统一、账册卡片记录不完整等。经此次清点核对后,重新规范了分类账上各栏目记录,藏品卡重新填写,文物档案逐步建立,藏品存放方位重新排定,库房安全制度进一步得到完善和落实。藏品完残状况的补录,使保管人员清楚了解藏品完损状态及发生的风化、生锈、霉变现象,为装裱、修复等护养工作提供依据,并及时采取相应措施,对文物进行有效保护。
  3、锻炼队伍,培养新手,进一步提高文物管理人员的业务素质。
  清点、核对的各个环节都直接接触文物,这就要求所有工作人员都必须熟悉和遵守有关制度和法则,确保文物安全,确保工作的高质量、高效率,因此这项工作也是对文物管理工作的一次大检验。在现场工作的同时,通过对藏品进行规范定名、统一计量方法、补录完残状况、拿放文物的手势、准确统计数据等做法,使队伍的专业知识水平再次得到锻炼和提高,也使新手得到一次难得的学习培训机会。
  综上所述,文物藏品的全面清点核对与交接,不仅是落实文物库房管理责任的前提,也是对藏品实行规范管理、有效保护、合理利用的基础工作之一,应引起各中小博物馆的重视和实施。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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